Rýchlo sa meniaci svet si vyžaduje pohotovo reagovať, vedieť sa prispôsobiť. V poslednom období boli frekventovanou témou našich školení „Zmeny a adaptácia na zmeny“. Hľadali sme odpovede na otázky: Ako sa zmenám prispôsobiť? Ako ich riadiť? Ako zavádzať zmeny vo firmách?

COVID-19: Čas na zmenu…

Netušili sme, že doslova za rohom nás čaká obrovská zmena a previerka toho, ako sme na ňu pripravení reagovať. Sprvu sme so záujmom, ale vcelku pokojne, z bezpečnej vzdialenosti sledovali, čo sa deje v Číne. Mali sme dojem, že nás sa to nedotkne, prípadne sa to iba mihne okolo nás. No v priebehu pár dní sa situácia rapídne zmenila. Rola pozorovateľa sa náhle zmenila a stali sme sa súčasťou niečoho, na čo sme neboli pripravení. Žiadne školenie, tréningové centrum, žiadna simulácia. Realita.

Zmena prišla, je tu, deje sa. Previerka našej pripravenosti sa začala. Skúškou prechádza každý z nás. Či už na úrovni osobnej alebo firemnej. Preverujú sa naše hodnoty, zodpovednosť, celková pripravenosť a schopnosť adaptovať sa, prekonať krízový stav a schopnosť pokračovať v nových, zmenených podmienkach.

Ako sa vysporiadať s novou situáciou?
Prinášame 10 tipov, ktoré sme si zaviedli u nás, v unit QQ – možno budú pre vás inšpiráciou.

1. Začať od seba

Neriešiť “celý vesmír”. Zamerať sa na to, čo môžeme zmeniť a ovplyvniť my sami, našim konaním a správaním. Prevziať osobnú zodpovednosť za to, čo robíme a spôsobujeme naším správaním.

a) Minimalizovať šírenie vírusu – dodržiavať opatrenia, eliminovať socializáciu, nosiť rúška.

b) Nakupovať s rozvahou (raz za 1-2 týždne, iba pre osobnú spotrebu).

c) Cez svoje múdre a pokojné správanie ovplyvňovať najbližšie okolie, prinášať pokoj a optimizmus. 

2. Vytvoriť  finančný plán a krízový štáb

a) Pripraviť finančný plán – vypočítať, ako dlho vydržíme so zníženým obratom o 50-100%, nastaviť cash flow na obdobie minimálne 3-6 mesiacov. Radšej byť pripravený ako prekvapený!

b) Nastaviť úsporný režim, hľadať ako a kde čo najviac ušetriť – požiadať banky o odklad úverových splátok, zrušiť všetky nepotrebné služby, optimalizovať náklady. Pozor na úspory na nepravom mieste. Nešetriť na zabezpečení zdravia, osvete, základnom chode firmy, komunikácii s klientmi. Dávať si otázky „čo ušetríme a čo tým stratíme?“.

c) Zostaviť malý tím, s jasnými kompetenciami, schopný rýchlo sa orientovať v informáciách, prijímať rozhodnutia a definovať opatrenia. Nie je čas na dlhé a rozsiahle diskusie, či demokraciu. Je dôležité, aby niekto vedel a mohol rýchlo rozhodnúť, aby bol schopný prevziať zodpovednosť za svoje rozhodnutia.

3. Komunikovať, komunikovať, komunikovať

a) Nastaviť komunikačné platformy k pracovníkom, klientom, dodávateľom, či ďalším stranám. Zvoliť jednoducho použiteľné a osvedčené formy on-line komunikácie (FB skupiny, chaty, aplikácie na videohovory). Trpezlivo zaškoliť pracovníkov, ktorí ich doteraz nevyužívali.

b) Pomenovať zmysel komunikácie voči jednotlivým skupinám. Napr. pracovníkov denne informovať o situácii, poskytnúť rady ohľadom zdravia a hygieny, upokojiť situáciu. Klientov neobťažovať predajom, ale prejaviť úprimný záujem o nich, ich problémy, ponúknuť im pomoc.

c) Rozdeliť konkrétne úlohy konkrétnym pracovníkom, a nastaviť interné komunikačné toky – aby bolo jasné,  kto, s kým, o čom, ako často a akou formou bude komunikovať. Je to dôležité aj preto, že na rozdiel od minulosti nemáme možnosť otočiť sa na kolegu pri vedľajšom stole alebo zájsť do vedľajšej kancelárie a pýtať sa.

4. Postupovať systematicky

Zabezpečiť tri kľúčové oblasti, poveriť nimi konkrétnych pracovníkov.

a) Vyriešiť akútny stav – rozhodnúť sa, čo urobiť hneď, resp. najbližší týždeň (obmedziť alebo zatvoriť prevádzku; čo dôležité dobehnúť; aké hygienické a ďalšie opatrenia sú potrebné).

b) Zastabilizovať – nastaviť fungovanie počas nasledujúcich týždňov. Riešiť či a ako je možné udržať aspoň základný biznis, chod firmy.

c) Inovovať – už dnes premýšľať o budúcnosti. Ako zmeniť podnikanie, čo nového priniesť do súčasného podnikania, o čo bude záujem v budúcnosti, ako tomu prispôsobiť vlastné podnikanie?

5. Zriadiť efektívny Home Office

Sú dve kategórie pracovníkov – tí, ktorí Home Office zažili a tí, pre ktorých je novou skúsenosťou. V každom prípade je súčasná situácia oveľa náročnejšia psychicky aj časovo (prakticky non stop v jednom priestore, zosúladenie pracovných a rodinných povinností, vyučovanie školopovinných detí v karanténe, či opatrovanie starých rodičov). Aj preto je dôležité:

a) Vytvoriť podmienky pre Home Office – priestor, počítač, prístupy, aplikácie atď.

b) Dohodnúť si s pracovníkmi reálny rozsah úloh, stanoviť termíny.

c) Pokiaľ sa dá, nechať na vlastnom zvážení, v ktorom čase budú pracovníci dané úlohy vykonávať.

d) Zostať v pravidelnom kontakte (deň aj hodina), aspoň každý druhý deň spoločne komunikovať.

e) Komunikovať spolu nielen o práci, zaujímať sa o nich ako u ľudí, o ich zázemie a potreby.

6. Odpojiť sa od informačného balastu

Dať STOP nekonečným diskusiám na tému „koronavírus“. Odpojiť sa od neustáleho sledovania nových informácií. Zvážiť, či potrebujeme vedieť o pandémii všetko, čo sa deje u protinožcov alebo na burze. Zapojiť kritické myslenie, rozpoznávať „hoax“. Nespamovať, nepreposielať neoverené informácie. Raz denne sledovať aktuality na dôveryhodnom zdroji. Zamerať sa na fakty a pozitívne trendy. Poveriť napríklad jedného pracovníka, ktorý bude dávať aktuálne informácie na firemný portál.

7. Upratať mentálne aj fyzicky

Často sme hovorili „keby som mal viac času“. Je vhodný čas na zamyslenie o ďalšom fungovaní, čas urobiť si poriadok v dokumentoch, vytriediť staré e-maily, aktualizovať firemné manuály, zefektívniť informačný systém a pod. Keď bude „po tom“ rozbeh bude oveľa efektívnejší a pohodlnejší.

8. Využiť čas na zlepšenia – zaangažovať pracovníkov 

Využiť čas na inovácie a kreativitu. Pozrieť sa na firemné „parkovisko“ – pohľadať v zápisoch z porád alebo prieskumov zaujímavé podnety, na ktoré doteraz nebol čas. Osloviť pracovníkov s otázkou „čo inak, iné, lepšie by sme mohli v budúcnosti“. Zaangažovať ich do tvorby návrhov na zmeny a zlepšenia.

9. Vzdelávať sa, zdieľať skúsenosti 

Využiť príležitosť na individuálne on-line vzdelávanie, vytvoriť firemnú platformu na doškoľovanie, zdieľanie skúseností, vzájomné inšpirácie. Poskytnúť priestor na to, aby jednotlivé tímy, či úseky postupne prezentovali svoje aktivity, doškoľovali kolegov v interných postupoch, produktových či technických znalostiach. 

10. Urobiť niečo navyše – aktívne pomáhať 

Sme v tom spolu. Aktívne hľadať možnosti na riešenie a pomoc iným. Každodenný brainstorming na tému „ako môžeme pomôcť?“ odhalí mnohé možnosti. Či už v rovine osobnej alebo firemnej. Šitie rúšok, rozvoz tovaru, bezplatné ubytovanie pre tých, ktorí potrebujú pomoc, aktivita študentov vysokých škôl „postrážime vaše deti, kým vy sa staráte o nás“, …

Čo dodať na záver? 

Aktuálna situácia poriadne preverí naše hodnoty aj schopnosť reagovať na zmeny. Je na nás, ako daný čas využijeme. Či sa budeme prizerať, sťažovať alebo začneme tvoriť svoju novú budúcnosť. Voľba je iba na nás.