fbpx

Rýchlo sa meniaci svet si vyžaduje pohotovo reagovať, vedieť sa prispôsobiť. V poslednom období boli frekventovanou témou našich školení „Zmeny a adaptácia na zmeny“. Hľadali sme odpovede na otázky: Ako sa zmenám prispôsobiť? Ako ich riadiť? Ako zavádzať zmeny vo firmách?

Covid-19: Čas na zmenu…

Netušili sme, že doslova za rohom nás čaká obrovská zmena a previerka toho, ako sme na ňu pripravení reagovať. Sprvu sme so záujmom, ale vcelku pokojne, z bezpečnej vzdialenosti sledovali, čo sa deje v Číne. Mali sme dojem, že nás sa to nedotkne, prípadne sa to iba mihne okolo nás. No v priebehu pár dní sa situácia rapídne zmenila. Rola pozorovateľa sa náhle zmenila a stali sme sa súčasťou niečoho, na čo sme neboli pripravení. Žiadne školenie, tréningové centrum, žiadna simulácia. Realita.

Zmena prišla, je tu, deje sa. Previerka našej pripravenosti sa začala. Skúškou prechádza každý z nás. Či už na úrovni osobnej alebo firemnej. Preverujú sa naše hodnoty, zodpovednosť, celková pripravenosť a schopnosť adaptovať sa, prekonať krízový stav a schopnosť pokračovať v nových, zmenených podmienkach.

Ako sa vysporiadať s novou situáciou?
Prinášame Vám 10 tipov, ktoré sme si zaviedli u nás, v unit QQ – možno budú pre vás inšpiráciou.

1. Začať od seba

Neriešiť celý vesmír, nemáme šancu všetko zmeniť. Zamerať sa na to, čo zmeniť môžeme. Jediné, čo dnes máme pod kontrolou sme my a naše správanie.

a) Zastaviť šírenie vírusu. Minimalizovať socializáciu, nosiť rúška a rukavice, nakupovať s rozvahou.

b) Cez svoje múdre a pokojné správanie ovplyvňovať najbližšie okolie, prinášať pokoj a optimizmus. 

2. Vytvoriť „krízový plán a štáb“

a) Pripraviť finančný plán (cash flow a ekonomické výpadky na obdobie minimálne 3-6 mesiacov, so zníženým obratom na 50-100%). Radšej byť pripravený ako prekvapený!

b) Zostaviť malý tím, s jasnými kompetenciami, schopný rýchlo sa orientovať v informáciách, prijímať rozhodnutia a definovať opatrenia. 

3. Komunikovať, komunikovať, komunikovať

a) Nastaviť komunikačné platformy k pracovníkom, klientom, dodávateľom, či ďalším stranám. Zvoliť si jednoducho použiteľné a osvedčené formy on-line komunikácie (FB skupiny, chaty, aplikácie na videohovory). Trpezlivo zaškoliť aj tých pracovníkov, ktorí ich doteraz nevyužívali.

b) Pomenovať zmysel komunikácie voči jednotlivým skupinám. Napr. pracovníkov informovať o situácii, poskytnúť rady ohľadom zdravia a hygieny, upokojiť situáciu. Klientov neobťažovať predajom, ale prejaviť úprimný záujem o nich, ich problémy, ponúknuť pomoc.

c) Rozdeliť konkrétne úlohy konkrétnym pracovníkom, aby bolo jasné – kto, s kým, o čom, ako často a akou formou bude komunikovať.

4. Postupovať systematicky

Rozdeliť štyri kľúčové oblasti medzi konkrétnych pracovníkov.

a) Riešiť akútny stav – rozhodnúť sa, čo urobiť hneď, resp. najbližší týždeň (obmedziť alebo zatvoriť prevádzku; čo je ešte dôležité dobehnúť; aké opatrenia urobiť, …).

b) Zastabilizovať – nastaviť fungovanie počas nasledujúcich týždňov. Riešiť či a ako je možné udržať aspoň základný biznis, chod firmy.

c) Šetriť – nastaviť úsporný režim, hľadať ako a kde čo najviac ušetriť (požiadať banky o odklad úverových splátok, zrušiť všetky nepotrebné služby, optimalizovať náklady). Pozor na úspory na nepravom mieste (zabezpečenie zdravia, osveta, chod firmy, komunikácia s klientmi). Otázky „čo ušetríme a čo tým stratíme“ sú na mieste.

d) Inovovať – už dnes začať premýšľať o budúcnosti. Ako situácia ovplyvní váš budúci biznis (čo sa stane, keď sa situácia upokojí; ako zmeníte vaše podnikanie, čo nového môžete priniesť do vášho podnikania, ako ho oživiť, …).
o jasné – kto, s kým, o čom, ako často a akou formou bude komunikovať.

5. Zriadiť efektívny Home Office

Pre niektorých je Home Office novou skúsenosťou. Oproti štandardnému modelu je súčasná situácia oveľa náročnejšia psychicky aj časovo (prakticky non stop v jednom priestore, zosúladenie pracovných a rodinných povinností, vyučovanie školopovinných detí v karanténe, či opatrovanie starých rodičov). Aj preto je dôležité:

a) Dohodnúť si s pracovníkmi reálny rozsah úloh, stanoviť termíny.

b) Pokiaľ sa dá, nechať na vlastnom zvážení, v ktorom čase budú dané úlohy vykonávať.

c) Zostať v pravidelnom kontakte (deň aj hodina), aspoň každý druhý deň spoločne komunikovať.

d) Komunikovať spolu nielen o práci, zaujímať sa o nich ako u ľudí, neriešiť tému šírenia vírusu.

6. Odpojiť sa od informačného balastu

Dať STOP nekonečným diskusiám na tému „koronavírus“. Odpojiť sa od neustáleho sledovania nových informácií. Zvážiť, či potrebujeme vedieť všetko, čo sa deje u protinožcov alebo na burze. Zapojiť kritické myslenie, rozpoznávať „hoax“. Nespamovať, nepreposielať neoverené informácie. Raz denne sledovať aktuality na dôveryhodnom zdroji. Zamerať sa na fakty a pozitívne trendy. Poveriť napríklad jedného pracovníka, ktorý bude dávať aktuálne informácie na firemný portál.

7. Upratať 

Často sme hovorili „keby som mal viac času“. Je vhodný čas na to, urobiť si poriadok v dokumentoch, vytriediť staré e-maily, aktualizovať firemné manuály, zefektívniť informačný systém apod. Keď bude „po tom“ rozbeh bude oveľa efektívnejší a pohodovejší.

8. Využiť čas na zlepšenia – zaangažovať pracovníkov 

Využiť čas na inovácie a kreativitu. Pozrieť sa na firemné „parkovisko“ – pohľadať v zápisoch z porád alebo prieskumov zaujímavé podnety, na ktoré doteraz nebol čas. Osloviť pracovníkov s otázkou „čo inak, iné, lepšie by sme mohli v budúcnosti“. Zaangažovať ich do tvorby návrhov na zmeny a zlepšenia.

9. Vzdelávať sa, zdieľať skúsenosti 

Využiť príležitosť na individuálne on-line vzdelávanie, vytvoriť firemnú platformu na doškoľovanie, zdieľanie skúseností, vzájomné inšpirácie. Poskytnúť priestor na to, aby jednotlivé tímy, či úseky postupne prezentovali svoje aktivity, doškoľovali kolegov v interných postupoch, produktových či technických znalostiach. 

10. Urobiť niečo navyše – aktívne pomáhať 

Sme v tom spolu. Aktívne hľadať možnosti na riešenie a pomoc iným. Každodenný brainstorming na tému „ako môžeme pomôcť?“ odhalí mnohé možnosti. Či už v rovine osobnej alebo firemnej. Šitie rúšok, rozvoz tovaru, bezplatné ubytovanie pre tých, ktorí potrebujú pomoc, aktivita študentov vysokých škôl „postrážime vaše deti, kým vy sa staráte o nás“, …

ria-marie-judovaČo dodať na záver? 

Aktuálna situácia poriadne preverí naše hodnoty aj schopnosť reagovať na zmeny. Je na nás, ako daný čas využijeme. Či sa budeme prizerať, sťažovať alebo začneme tvoriť svoju novú budúcnosť. Voľba je iba na nás